Emlak Yönetim Sistemi

Emlak Yönetim Sistemi (EYS)

Emlak Yönetim Sistemi (EYS), emlak ofislerinin müşteri, gayrimenkul portföyü, görüşme, hatırlatma, satış, kiralama, personel ve sözleşme süreçlerini tek bir sistem üzerinden yönetebilmesi için geliştirilmiş kapsamlı bir emlak yönetim yazılımıdır.

Emlak sektöründe müşteri bilgileri, satılık ve kiralık portföyler, telefon görüşmeleri, randevular, sözleşmeler ve yapılacak işler çoğu zaman farklı dosyalar, ajandalar veya notlar üzerinden takip edilmektedir. EYS, bu bilgilerin merkezi bir sistem içerisinde düzenli şekilde tutulmasına yardımcı olarak emlak ofislerinin günlük operasyonlarını daha kontrollü yönetmesini sağlar.

Web tabanlı altyapısı sayesinde ayrıca bilgisayara program kurulmasına ihtiyaç duymadan bilgisayar, tablet ve akıllı telefon üzerinden sisteme erişilebilir. Kullanıcı yetkileri ve portföy sahipliği gibi özelliklerle çalışanların yalnızca yetkili oldukları bilgilere erişmesi sağlanabilir.

Emlak Yönetim Sistemi Nedir?

Emlak Yönetim Sistemi, gayrimenkul ofislerinin portföy ve müşteri bilgilerinden satış ve kiralama süreçlerine kadar birçok işlemi dijital ortamda yönetmesini sağlayan yazılım çözümüdür.

EYS içerisinde müşteriler kaydedilebilir, müşteri türleri ve grupları oluşturulabilir, gayrimenkul portföyleri takip edilebilir, görüşmeler kayıt altına alınabilir ve gelecekte yapılacak işlemler için hatırlatmalar oluşturulabilir.

Böylece ofis içerisinde kullanılan ajanda, telefon rehberi, not defteri ve farklı takip dosyalarının oluşturduğu dağınık yapı yerine daha merkezi ve erişilebilir bir çalışma düzeni oluşturulabilir.

Emlak Ofisinizdeki Süreçleri Tek Merkezden Yönetin

Bir emlak ofisinde aynı anda çok sayıda müşteri, portföy, görüşme, randevu ve sözleşmenin takip edilmesi gerekebilir. Özellikle birden fazla danışmanın veya şubenin bulunduğu yapılarda bilgilerin farklı kişilerde tutulması operasyonel karışıklıklara neden olabilir.

EYS emlak programı, ofis içerisindeki bilgilerin ortak bir sistem üzerinden yönetilmesine imkan tanır. Personeller, kendilerine verilen yetkiler doğrultusunda müşteri ve portföy bilgilerine erişebilir, yeni kayıtlar oluşturabilir ve mevcut kayıtları güncelleyebilir.

Müşteri Yönetimi

EYS ile bireysel veya kurumsal müşterilerinizi sisteme kaydedebilir ve müşteri bilgilerini düzenli şekilde takip edebilirsiniz.

Farklı müşteri türleri oluşturabilir, müşterilerinizi gruplandırabilir ve ihtiyaçlarına göre daha kolay yönetebilirsiniz. Böylece satılık veya kiralık gayrimenkul arayan müşterilerin bilgileri tek bir müşteri veri tabanında toplanabilir.

Emlak müşteri takip sistemi sayesinde müşterilerle yapılan görüşmeler ve ilgili hatırlatmalar da müşteri kayıtlarıyla ilişkilendirilebilir.

Gayrimenkul Portföy Yönetimi

EYS'nin temel özelliklerinden biri kapsamlı emlak portföy yönetimi altyapısıdır.

Satılık ve kiralık gayrimenkuller sisteme eklenebilir, portföylerle ilgili bilgiler kayıt altında tutulabilir ve ilgili personeller tarafından yönetilebilir.

Portföyü sisteme ilk ekleyen kullanıcı portföy sahibi olarak tanımlanabilir. Yetkilendirme yapısına göre portföy sahipleri kendi müşterilerine erişirken, yetkili kullanıcılar sistem içerisindeki daha geniş verilere ulaşabilir.

Mükerrer Müşteri ve Portföy Kontrolü

Aynı müşteri veya gayrimenkulün farklı personeller tarafından tekrar tekrar sisteme kaydedilmesi veri karmaşasına neden olabilir.

EYS içerisindeki mükerrer kayıt kontrolü, aynı müşteri veya emlak kaydının birden fazla kez oluşturulmasının önüne geçilmesine yardımcı olur.

Kayıtlı bir gayrimenkulün başka bir kullanıcı tarafından tekrar eklenmek istenmesi durumunda sistem bilgilendirme ve uyarı mekanizmalarıyla kullanıcıyı yönlendirebilir.

Müşteriye Uygun Portföyleri Hızlıca Bulun

Gayrimenkul danışmanlarının önemli görevlerinden biri müşterinin taleplerine uygun portföyleri hızlı şekilde belirleyebilmektir.

EYS ile görüşme sırasında müşterinin kriterlerine uygun gayrimenkuller listelenebilir. Böylece danışman, sistem içerisindeki portföyleri tek tek kontrol etmek yerine müşterinin beklentilerine uygun seçeneklere daha hızlı ulaşabilir.

Yeni Portföylere Uygun Bekleyen Müşterileri Görüntüleyin

EYS yalnızca müşteriye uygun emlakları bulmak için değil, yeni eklenen bir gayrimenkule uygun bekleyen müşterileri belirlemek için de kullanılabilir.

Sisteme yeni bir portföy eklendiğinde ilgili özelliklere uygun müşteri kayıtlarının raporlanması, gayrimenkul danışmanlarının mevcut müşteri taleplerini daha etkin değerlendirmesine yardımcı olur.

Görüşme ve Hatırlatma Yönetimi

Emlak sektöründe müşteri takibinin düzenli yapılması önemlidir. Bir müşterinin aranacağı tarih, portföy gösterimi, sözleşme süreci veya farklı bir iş takip edilmediğinde fırsatlar kaçırılabilir.

EYS içerisinde görüşme ve hatırlatma kayıtları oluşturulabilir. Hatırlatmalar müşteri, gayrimenkul, personel veya farklı bir işlemle ilişkilendirilebilir.

Satış ve kiralama sözleşmeleriyle bağlantılı otomatik hatırlatmalar oluşturularak takip edilmesi gereken işlemlerin unutulmasının önüne geçilmesi hedeflenir.

Satış ve Kiralama Süreçlerini Yönetin

Emlak satış ve kiralama programı olarak kullanılabilen EYS, portföylerin satış veya kiralama süreçlerinin sistem içerisinde takip edilmesine imkan tanır.

Müşteri ve gayrimenkul bilgileri üzerinden satış ve kiralama işlemleri kayıt altına alınabilir ve ilgili sözleşmeler oluşturulabilir.

Böylece müşteri kaydından portföy yönetimine, görüşmeden sözleşmeye kadar ilerleyen emlak aracılık sürecinin tek sistem içerisinde takip edilmesi sağlanabilir.

Emlak Sözleşmeleri ve Belgeler

EYS içerisinde gayrimenkul sektöründe kullanılan çeşitli sözleşme ve belge türleriyle çalışılabilir.

Sistem kapsamında kullanılan belge ve sözleşmeler arasında;

• Gayrimenkul Alım - Kiralama Aracılık Sözleşmesi,
• Gayrimenkul Kiralama (Kiraya Veren) Aracılık Sözleşmesi,
• Gayrimenkul Satımı Aracılık Sözleşmesi,
• Emlak Alım Satım Sözleşmesi,
• Emlak Kiralama Sözleşmesi,
• Emlak Görme Belgesi,
• Ekspertiz Raporu,
• Tapuda İş Takip Sözleşmesi

gibi farklı dokümanlar bulunmaktadır.

Personel ve Kullanıcı Yönetimi

Birden fazla gayrimenkul danışmanının çalıştığı emlak ofislerinde kullanıcıların sisteme erişimlerinin ayrı ayrı yönetilmesi gerekir.

EYS ile ofis çalışanları sisteme kullanıcı olarak eklenebilir, mevcut kullanıcı bilgileri güncellenebilir veya gerektiğinde kullanıcı hesapları kaldırılabilir.

Kullanıcılara farklı rol ve yetkiler tanımlanarak sistem içerisindeki hangi bilgilere erişebilecekleri kontrol edilebilir.

Rol ve Yetki Yönetimi

EYS'nin yetkilendirme yapısı sayesinde tüm çalışanların sistem içerisindeki bütün verilere erişmesi zorunlu değildir.

Personeller kendi portföy ve müşteri kayıtlarıyla çalışabilirken, daha yüksek yetkiye sahip kullanıcılar farklı personel ve portföylere ait kayıtları görüntüleyebilir.

Bu yapı özellikle birden fazla danışmanın bulunduğu emlak ofislerinde müşteri ve portföy sahipliğinin daha düzenli yönetilmesine yardımcı olur.

IP Kısıtlama ile Erişim Kontrolü

EYS içerisinde bulunan IP kısıtlama özelliği ile sisteme hangi IP adreslerinden erişilebileceği sınırlandırılabilir.

İhtiyaca göre yalnızca belirlenen internet bağlantılarından sisteme giriş yapılmasına izin verilerek erişim politikaları daha kontrollü hale getirilebilir.

Bu özellik özellikle sisteme yalnızca şirket ağı veya belirlenen lokasyonlardan erişilmesini isteyen işletmeler için kullanılabilir.

Kurulum Gerektirmeyen Web Tabanlı Emlak Programı

EYS, kurulum gerektirmeyen yazılım altyapısı sayesinde kullanıcıların ayrıca her bilgisayara masaüstü program yüklemesine ihtiyaç bırakmadan kullanılabilir.

İnternet bağlantısı bulunan uyumlu cihazlardan sisteme erişilebilmesi sayesinde ofis içerisinden veya farklı çalışma noktalarından bilgilere ulaşmak mümkündür.

Bilgisayar, Tablet ve Akıllı Telefondan Erişim

Gayrimenkul danışmanları işlerinin önemli bir bölümünü ofis dışında gerçekleştirebilir. Portföy ziyaretleri ve müşteri görüşmeleri sırasında bilgisayar başında olmak her zaman mümkün değildir.

EYS'nin farklı ekran boyutlarına uygun yapısı sayesinde sistem bilgisayar, tablet ve akıllı telefon üzerinden kullanılabilir.

Bu sayede danışmanlar ihtiyaç duydukları müşteri ve portföy bilgilerine farklı cihazlardan erişebilir.

Çok Şubeli Emlak Ofisleri İçin Merkezi Yönetim

Birden fazla şubesi bulunan gayrimenkul firmalarında bilgilerin farklı sistemlerde tutulması yönetim süreçlerini zorlaştırabilir.

EYS, şube sınırı olmadan farklı personellerin aynı sistem üzerinden çalışabilmesine yönelik bir altyapı sunar.

Böylece farklı şubelerde bulunan kullanıcıların müşteri, portföy ve işlem süreçleri merkezi bir sistem altında yönetilebilir.

Raporlama ve İstatistik Özellikleri

Emlak ofisinin yalnızca kayıt tutması değil, kayıtlı bilgilerden anlamlı sonuçlar elde edebilmesi de önemlidir.

EYS içerisinde müşteri, emlak, görüşme, hatırlatma ve proje gibi farklı kayıtlar raporlanabilir. Bu sayede ofis yöneticileri mevcut verileri daha düzenli şekilde değerlendirebilir.

Merkezi raporlama yapısı, gerçekleştirilen işlemlerin ve sistem içerisindeki kayıtların daha kolay takip edilmesine yardımcı olur.

Merkezi Emlak Arşivi Oluşturun

Müşteri bilgileri, portföy kayıtları ve geçmiş görüşmeler bir işletmenin zaman içerisinde oluşturduğu önemli kurumsal bilgiler arasında yer alır.

EYS ile bu bilgilerin farklı personellerin kişisel ajandalarında veya bilgisayarlarında dağınık şekilde tutulması yerine merkezi bir arşiv içerisinde saklanması sağlanabilir.

Personel değişikliklerinde dahi müşteri ve portföy geçmişinin kurum içerisinde korunabilmesi, emlak ofisinin kurumsal hafızasının devamlılığı açısından avantaj sağlar.

Anlık Yedekleme

EYS içerisinde yer alan yedekleme altyapısı, sistemdeki verilerin korunması ve iş sürekliliğinin desteklenmesi amacıyla kullanılmaktadır.

Merkezi yazılım altyapısı sayesinde kullanıcıların kendi bilgisayarlarında ayrı bir sunucu sistemi kurması veya manuel olarak farklı veri dosyalarını yönetmesi gerekmez.

Mevcut Verilerinizi EYS'ye Aktarın

Daha önce başka sistemlerde veya farklı dosyalarda tutulan müşteri ve portföy bilgilerinin yeni bir sisteme geçirilmesi önemli bir geçiş sürecidir.

EYS, mevcut verilerin sisteme aktarılmasına yönelik veri transferi desteği sunar. Böylece mevcut emlak ve müşteri arşivinin yeni sistemde kullanılmaya devam edilmesi sağlanabilir.

Sohbet ve Ekip İletişimi

EYS kapsamında sunulan Windows tabanlı sohbet uygulaması, ofis içerisindeki kullanıcıların iletişim süreçlerini destekleyen ek özelliklerden biridir.

Ekipler arasında daha hızlı bilgi paylaşımı sağlanarak farklı çalışanların yürüttüğü emlak ve müşteri süreçlerindeki koordinasyon desteklenebilir.

EYS Kimler İçin Uygundur?

Emlak Yönetim Sistemi, müşteri ve portföy süreçlerini dijital ortamda daha sistemli yönetmek isteyen farklı ölçeklerdeki gayrimenkul işletmeleri için kullanılabilir.

Özellikle;

• Emlak ofisleri,
• Gayrimenkul danışmanları,
• Emlak danışmanlık firmaları,
• Gayrimenkul şirketleri,
• Birden fazla danışmanla çalışan emlak ofisleri,
• Birden fazla şubesi bulunan gayrimenkul firmaları,
• Müşteri ve portföy süreçlerini merkezi olarak yönetmek isteyen işletmeler,
• Satılık ve kiralık gayrimenkul portföyü yöneten ekipler

EYS'nin sunduğu yönetim ve takip özelliklerinden yararlanabilir.

EYS Emlak Yönetim Sisteminin Avantajları

• Müşteri ve gayrimenkul portföylerini tek merkezden yönetebilme,
• Müşterileri türlerine göre gruplandırabilme,
• Görüşme ve hatırlatma kayıtları oluşturabilme,
• Satış ve kiralama süreçlerini takip edebilme,
• Müşteriye uygun portföyleri listeleyebilme,
• Yeni portföylere uygun bekleyen müşterileri raporlayabilme,
• Mükerrer müşteri ve gayrimenkul kayıtlarını kontrol edebilme,
• Kullanıcı, rol ve yetkileri yönetebilme,
• Portföy sahipliği yapısıyla danışman bazlı çalışma,
• IP adresine göre sisteme erişimi sınırlandırabilme,
• Bilgisayar, tablet ve akıllı telefon üzerinden erişebilme,
• Ek program kurulumu gerektirmeyen yapı,
• Çoklu şube ve personel kullanımını destekleme,
• Müşteri, emlak, görüşme, hatırlatma ve proje kayıtlarını raporlayabilme,
• Satış, kiralama ve aracılık belgeleriyle çalışabilme,
• Mevcut verileri EYS sistemine aktarabilme,
• Yazılım ekibinden geliştirme ve destek hizmeti alabilme.

Neden Emlak Yönetim Programı Kullanmalısınız?

Gayrimenkul sektöründe müşteri ilişkilerinin uzun süre devam edebilmesi ve aynı müşteriyle farklı dönemlerde yeniden çalışma ihtimali, bilgilerin düzenli şekilde saklanmasını önemli hale getirir.

Bir emlak CRM ve portföy takip programı kullanmak; müşteri bilgilerinin kaybolmasını önlemeye, portföy geçmişini takip etmeye ve ekip içerisindeki bilgi akışını daha düzenli hale getirmeye yardımcı olabilir.

EYS, gayrimenkul işletmelerinin günlük operasyonlarında ihtiyaç duyduğu farklı takip süreçlerini tek sistemde bir araya getirerek dağınık bilgi yapısını merkezi bir çalışma ortamına dönüştürür.

Emlak CRM ile Müşteri İlişkilerinizi Daha Düzenli Yönetin

Emlak sektöründe müşteri ilişkileri yalnızca ilk telefon görüşmesiyle sınırlı değildir. Müşterinin ihtiyaçlarının öğrenilmesi, uygun portföylerin sunulması, görüşmelerin takip edilmesi ve ilerleyen dönemlerde yeniden iletişime geçilmesi gerekir.

EYS'nin müşteri, görüşme ve hatırlatma özellikleri emlak CRM sistemi yaklaşımıyla müşteri ilişkilerinin daha düzenli yönetilmesine yardımcı olur.

EYS ile Emlak Ofisinizi Dijitalleştirin

Ajandalar, kağıt notlar ve farklı Excel dosyaları üzerinden yürütülen işlemler çalışanlar arasında bilgi paylaşımını zorlaştırabilir ve önemli kayıtların kaybolmasına neden olabilir.

EYS Emlak Yönetim Yazılımı; müşteri, gayrimenkul, personel, görüşme, hatırlatma, satış, kiralama ve raporlama süreçlerini ortak bir dijital sistem içerisinde toplayarak gayrimenkul ofislerinin daha düzenli ve takip edilebilir bir çalışma yapısı oluşturmasına yardımcı olur.

Emlak Yönetim Sistemi Hakkında Sık Sorulan Sorular

Emlak Yönetim Sistemi ne işe yarar?

Emlak Yönetim Sistemi; müşteri, portföy, satış, kiralama, görüşme, hatırlatma, personel ve sözleşme süreçlerinin tek bir yazılım üzerinden takip edilmesini sağlar. Böylece emlak ofisindeki bilgiler farklı dosya ve notlarda dağınık şekilde tutulmak yerine merkezi olarak yönetilebilir.

EYS bir emlak CRM programı mıdır?

EYS, müşteri bilgileri, görüşmeler, hatırlatmalar ve müşteri-portföy eşleştirmesi gibi özellikleriyle emlak sektörüne yönelik CRM işlevleri sunar. Bunun yanında portföy, satış, kiralama, sözleşme, personel ve raporlama özellikleriyle daha kapsamlı bir emlak yönetim sistemi olarak kullanılabilir.

EYS ile satılık ve kiralık portföyler takip edilebilir mi?

Evet. Sisteme satılık ve kiralık gayrimenkul portföyleri eklenebilir, ilgili müşterilerle eşleştirilebilir ve satış veya kiralama süreçleri takip edilebilir.

Müşteriye uygun emlaklar sistemden bulunabilir mi?

EYS, müşterilerin ihtiyaçları ile sistemdeki gayrimenkul portföylerinin eşleştirilmesine imkan tanır. Görüşme sırasında müşteriye uygun portföyler listelenebilir ve yeni eklenen gayrimenkullere uygun bekleyen müşteriler raporlanabilir.

Birden fazla emlak danışmanı EYS kullanabilir mi?

Evet. Sisteme birden fazla kullanıcı eklenebilir ve kullanıcılara farklı roller ile yetkiler tanımlanabilir. Portföy sahipliği sistemi sayesinde kullanıcıların erişebileceği müşteri ve portföy bilgileri yetkilerine göre yönetilebilir.

EYS çok şubeli emlak ofislerinde kullanılabilir mi?

Evet. EYS, farklı şubelerde çalışan personellerin ortak bir sistem üzerinde çalışabilmesini destekleyen merkezi bir yapıya sahiptir.

EYS bilgisayara kurulum gerektirir mi?

Hayır. Web tabanlı altyapısı sayesinde temel EYS kullanımında ayrıca bilgisayara program kurulması gerekmez. Sistem bilgisayar, tablet ve akıllı telefon üzerinden kullanılabilir.

EYS'de IP kısıtlama özelliği var mı?

Evet. İstenmesi halinde sisteme erişim belirlenen IP adresleriyle sınırlandırılabilir. Böylece kurumun erişim politikasına göre yalnızca izin verilen bağlantılardan sisteme giriş yapılabilir.

Mevcut müşteri ve emlak kayıtları EYS'ye aktarılabilir mi?

Evet. Mevcut müşteri, gayrimenkul ve diğer uygun verilerin EYS sistemine aktarılmasına yönelik veri geçişi desteği bulunmaktadır.

EYS hangi işletmeler için uygundur?

EYS; bireysel gayrimenkul danışmanlarından çok personelli emlak ofislerine ve birden fazla şubesi bulunan gayrimenkul firmalarına kadar müşteri ve portföy süreçlerini merkezi olarak yönetmek isteyen işletmeler için kullanılabilir.