Personel Takip Sistemi

Personel Takip Sistemi (PTS)

Personel Takip Sistemi (PTS), kurumların çalışan bilgilerini, mesai giriş-çıkışlarını, izin ve devamsızlık süreçlerini, organizasyon yapılarını ve personel raporlarını merkezi bir sistem üzerinden yönetebilmesi için geliştirilmiş web tabanlı personel takip yazılımıdır.

PTS, personel bilgilerinin yalnızca kayıt altında tutulmasını değil; çalışanların günlük devam durumlarının, çalışma lokasyonlarının, izinlerinin, fazla mesailerinin ve iş takiplerinin düzenli şekilde yönetilmesini sağlar. Sistem aynı zamanda parmak izi okuyucu cihazlarıyla entegre çalışarak cihazlardan elde edilen giriş-çıkış hareketlerinin otomatik olarak PTS'ye aktarılmasına imkan tanır.

Kurulum gerektirmeyen web tabanlı altyapısı, detaylı rol ve yetkilendirme sistemi, parametrik tanımlamalar, geçmişe yönelik raporlama ve işlem logları sayesinde farklı büyüklükteki kurumların personel yönetim süreçleri tek merkezde toplanabilir.

Personel Takip Sistemi Nedir?

Personel takip sistemi; çalışanların kurumsal bilgilerinin, çalışma düzenlerinin, giriş-çıkış hareketlerinin, izinlerinin ve devamsızlıklarının kayıt altına alınmasını ve raporlanmasını sağlayan yazılım çözümüdür.

PTS içerisinde personelin çalıştığı kurum, kadro, unvan, müdürlük, bağlı müdürlük ve lokasyon gibi bilgiler tanımlanabilir. Personeller arasında ast-üst ilişkileri oluşturularak kurumun organizasyon yapısı sistem içerisinde modellenebilir.

Personelin eğitim durumu, yabancı dil bilgisi ve benzeri kariyer bilgileri de personel kayıtlarında saklanabilir. Böylece farklı personel verileri tek bir merkezi personel bilgi sisteminde toplanabilir.

Web Tabanlı Personel Takip Programı

PTS, web tabanlı personel takip programı olarak çalıştığı için kullanıcı bilgisayarlarına ayrıca program kurulmasına ihtiyaç duyulmadan kullanılabilir.

Yetkili kullanıcılar sistem içerisinde kendilerine verilen erişim seviyeleri doğrultusunda personel kayıtlarına, izin bilgilerine, mesai hareketlerine, raporlara ve diğer yönetim ekranlarına erişebilir.

Web tabanlı yapı, farklı kurum ve lokasyonlardaki personel bilgilerinin ortak bir sistem üzerinden yönetilmesini kolaylaştırır.

Personel Bilgilerini Tek Merkezden Yönetin

PTS ile yeni personel kayıtları oluşturulabilir, mevcut personel bilgileri güncellenebilir ve gerektiğinde personel çıkış işlemleri gerçekleştirilebilir.

Personel kartlarında;

• Personel fotoğrafı,
• Bağlı olduğu kurum,
• Kadro bilgisi,
• Unvan bilgisi,
• Müdürlük ve bağlı müdürlük bilgileri,
• Çalıştığı lokasyon,
• İletişim bilgileri,
• Eğitim durumu,
• Yabancı dil ve kariyer bilgileri,
• İzin, devamsızlık ve çalışma geçmişi

gibi farklı bilgiler kayıt altında tutulabilir.

Kurum, Kadro, Unvan ve Organizasyon Yapısı

Kurumların personel yapıları farklı organizasyon seviyelerinden oluşabilir. PTS içerisinde kurum, kadro, unvan, müdürlük, bağlı müdürlük ve çalışma alanları parametrik olarak tanımlanabilir.

Personeller arasında ast-üst ilişkileri oluşturularak kurum içerisindeki yönetim ve bağlılık yapısı sistem üzerinde takip edilebilir.

Parametrik yapı sayesinde kurumun organizasyon yapısında meydana gelen değişiklikler yazılımın temel yapısını değiştirmeden sistem üzerinden düzenlenebilir.

Parmak İzi Okuyucu Entegrasyonu

PTS'nin önemli özelliklerinden biri parmak izi okuyucu cihazlarıyla entegre çalışabilmesidir.

Personellerin parmak izi cihazları üzerinden gerçekleştirdiği geçiş hareketleri otomatik olarak sisteme aktarılabilir. Böylece personelin işe giriş ve çıkış saatlerinin ayrıca manuel olarak sisteme girilmesine duyulan ihtiyaç azaltılabilir.

Parmak okuyucu cihazlarıyla ilgili entegrasyon ayarları da PTS yazılımı üzerinden yönetilebilir.

Personel Giriş Çıkış Takibi

Personel giriş çıkış takip sistemi, çalışanların çalışma saatlerinin ve devam durumlarının düzenli şekilde izlenmesine yardımcı olur.

PTS içerisinde mesai giriş-çıkış kayıtları manuel olarak oluşturulabileceği gibi parmak izi okuyucu cihazlarından da otomatik şekilde alınabilir.

Toplanan hareketler üzerinden personelin işe geliş ve çıkış bilgileri incelenebilir ve geçmiş dönemlere yönelik raporlar hazırlanabilir.

Personel Devam Kontrol Sistemi

PTS, kurumların personel devam kontrolü (PDKS) süreçlerini merkezi olarak yönetmesine yardımcı olur.

Sistem üzerinden çalışanların işe gelip gelmediği, geç gelen personeller, izinli çalışanlar ve belirlenen çalışma düzenine göre farklı devam durumları görüntülenebilir.

Tek tuşla gelenler, gelmeyenler, geç gelenler ve izni bugün sona eren personeller gibi listelere ulaşılabilmesi yöneticilerin günlük personel durumunu hızlı şekilde değerlendirmesini sağlar.

İzin ve Devamsızlık Yönetimi

PTS üzerinden personellerin yıllık izin planlamaları yapılabilir ve çalışanların izin geçmişleri kayıt altında tutulabilir.

Yıllık izin, mazeret, rapor ve kurum tarafından belirlenen diğer devamsızlık türleri sisteme tanımlanabilir.

Devamsızlık türlerinin parametrik olması sayesinde kurum kendi çalışma düzenine uygun izin ve devamsızlık kategorilerini oluşturabilir.

Mesai ve Fazla Mesai Takibi

Personellerin giriş ve çıkış hareketlerinden elde edilen veriler mesai takibinde kullanılabilir.

PTS içerisinde farklı çalışma alanlarına mesai tanımları yapılabilir ve çalışanların çalışma hareketleri bu tanımlara göre değerlendirilebilir.

Personel mesai ve fazla mesai bilgileri raporlanarak geçmiş dönemlerdeki çalışma kayıtlarına ulaşılabilir.

Lokasyon Bazlı Personel Takibi

Birden fazla lokasyonda faaliyet gösteren kurumlarda personelin hangi çalışma noktasında bulunduğunun takip edilmesi önemlidir.

PTS içerisinde personelin çalıştığı lokasyon tanımlanabilir. Personelin iletişim bilgileri o gün görev yaptığı lokasyona göre düzenlenebilir ve lokasyon bazlı raporlanabilir.

Bu yapı, farklı bina, şube veya çalışma alanlarında görev yapan personellerin merkezi sistem üzerinden takip edilmesini kolaylaştırır.

Personel Bilgi Kartı

Her çalışan için Personel Bilgi Kartı oluşturularak personele ait kurumsal ve kariyer bilgileri tek ekranda görüntülenebilir.

Personelin organizasyon içerisindeki konumu, çalışma lokasyonu, iletişim bilgileri, eğitim bilgileri ve geçmiş kayıtları merkezi personel kartı üzerinden takip edilebilir.

Personel İş Takibi

PTS yalnızca giriş-çıkış ve izin yönetimiyle sınırlı değildir. Personellere ait işlerin sistem içerisinde takip edilmesine yönelik özellikler de bulunmaktadır.

Personeller sisteme erişerek kendi iş bilgilerini ekleyebilir ve yetkileri doğrultusunda ilgili süreçleri yönetebilir.

Personel iş raporları sayesinde kayıtlı çalışmalar geçmiş dönemlere göre incelenebilir ve raporlanabilir.

Toplu E-Posta Gönderimi

Kurum içerisindeki çalışanlara yapılacak bilgilendirmelerde PTS'nin gruplama özelliklerinden yararlanılabilir.

Sistem üzerinden personellere tek tek e-posta gönderilebildiği gibi unvan, kadro, kurum, yetkili ve diğer tanımlı gruplara göre toplu e-posta gönderimleri de gerçekleştirilebilir.

Bu özellik kurum içi bilgilendirme süreçlerinin daha merkezi şekilde yürütülmesine yardımcı olur.

Detaylı Rol ve Yetkilendirme Sistemi

Personel bilgilerinin bulunduğu kurumsal sistemlerde her kullanıcının aynı verilere ve işlemlere erişmesi gerekli değildir.

PTS içerisinde sınırsız sayıda rol oluşturulabilir ve kullanıcıların sistem içerisindeki yetkileri ayrıntılı şekilde belirlenebilir.

Yetkilendirme yalnızca ekran seviyesinde değil, işlem ve buton bazında da gerçekleştirilebilir. Böylece bir kullanıcının belirli bir ekranı görüntülemesine izin verilirken aynı ekrandaki bazı işlemleri gerçekleştirmesi sınırlandırılabilir.

Kullanıcı Erişim Günleri ve Saatlerini Sınırlandırın

PTS ile kullanıcıların sisteme hangi günlerde ve hangi saatlerde erişebileceği sınırlandırılabilir.

Bu özellik sayesinde farklı kullanıcı grupları için kurumun ihtiyaçlarına uygun erişim politikaları oluşturulabilir.

Tüm İşlemleri Loglayın ve İzleyin

Kurumsal bir personel takip sisteminde yapılan değişikliklerin geriye dönük olarak izlenebilmesi önemlidir.

PTS içerisinde gerçekleştirilen işlemler loglanabilir ve izlenebilir. Böylece sistemde gerçekleştirilen işlemlerin geçmiş kayıtlarına ulaşılması mümkün hale gelir.

Log kayıtları sistem yönetimi, kullanıcı hareketlerinin incelenmesi ve yapılan değişikliklerin takip edilmesi açısından merkezi bir kayıt yapısı oluşturur.

Geçmiş Personel Bilgilerini Arşivleyin

Çalışanların yalnızca mevcut bilgilerinin değil, geçmiş kayıtlarının da korunması kurumsal hafıza açısından önemlidir.

PTS ile personellerin geçmişe yönelik arşiv bilgileri tutulabilir ve önceki dönemlere ilişkin personel kayıtları ile raporlara erişilebilir.

Personel çıkış işlemi gerçekleştirilen çalışanların geçmiş bilgilerinin sistem içerisinde korunması sayesinde eski personel kayıtları gerektiğinde yeniden incelenebilir.

Personel Raporlama Sistemi

PTS içerisinde kayıt altına alınan personel verileri farklı ihtiyaçlara göre raporlanabilir.

Sistem üzerinden;

• Personel İş Raporları,
• Personel İzin Raporları,
• Personel Mesai Raporları,
• Personel Fazla Mesai Raporları,
• Personel Giriş-Çıkış Raporları,
• Devamsızlık Raporları,
• Lokasyon bazlı personel raporları,
• Geçmiş dönem personel raporları

hazırlanabilir.

Parametrik Personel Yönetim Sistemi

PTS içerisindeki kurum, kadro, unvan, müdürlük, bağlı müdürlük, çalışma alanı, devamsızlık türü ve benzeri birçok yapı parametrik olarak düzenlenebilir.

Bu sayede kurum kendi organizasyon yapısına ve çalışma düzenine uygun tanımları sistem üzerinden oluşturabilir.

Sistemin ayarlarının ve yardım içeriklerinin değiştirilebilmesi, farklı kurumsal yapılara uyarlanabilmesini kolaylaştırır.

Hızlı Ekran Erişimi ve Arama

Çok sayıda yönetim ekranına sahip kurumsal sistemlerde kullanıcıların ihtiyaç duydukları bölümlere hızlı şekilde ulaşabilmesi önemlidir.

PTS içerisinde ekranlara hızlı erişim sağlanabilir ve ekranlar arasında arama yapılabilir. Ayrıca ekranlara ait yardım bilgileri sistem içerisinde görüntülenebilir ve bu yardım içerikleri düzenlenebilir.

Sınırsız Tanımlama Altyapısı

PTS'nin esnek yapısı sayesinde kurum ihtiyaçlarına göre farklı organizasyon ve personel tanımlamaları yapılabilir.

• Sınırsız sayıda rol oluşturulabilir,
• Sınırsız sayıda personel eklenebilir,
• Sınırsız sayıda kurum tanımlanabilir,
• Sınırsız sayıda kadro oluşturulabilir,
• Sınırsız sayıda unvan tanımlanabilir,
• Sınırsız sayıda müdürlük eklenebilir,
• Sınırsız sayıda bağlı müdürlük oluşturulabilir,
• Bağlı müdürlüklere ait çalışma alanları tanımlanabilir,
• Çalışma alanlarına farklı mesai tanımları yapılabilir.

PTS Kimler İçin Uygundur?

Personel Takip Sistemi, çalışan bilgilerini ve devam süreçlerini merkezi olarak yönetmek isteyen farklı büyüklükteki kurum ve işletmeler için kullanılabilir.

Özellikle;

• Çok sayıda personeli bulunan işletmeler,
• Birden fazla lokasyonda faaliyet gösteren kurumlar,
• İnsan kaynakları departmanları,
• Personel giriş-çıkışlarını takip etmek isteyen şirketler,
• Parmak izi okuyucu kullanan işletmeler,
• İzin ve devamsızlık süreçlerini dijitalleştirmek isteyen kurumlar,
• Personel mesai ve fazla mesai raporlarına ihtiyaç duyan işletmeler,
• Detaylı kullanıcı ve rol yetkilendirmesine ihtiyaç duyan kurumlar

PTS'nin sunduğu özelliklerden yararlanabilir.

Neden Personel Takip Programı Kullanmalısınız?

Personel sayısı arttıkça çalışan bilgilerini, izinleri, mesaileri ve devam hareketlerini manuel yöntemlerle takip etmek zorlaşabilir.

Personel takip programı, farklı kaynaklarda tutulan personel verilerinin tek merkezde toplanmasına ve günlük insan kaynakları süreçlerinin daha düzenli takip edilmesine yardımcı olur.

Parmak izi cihazlarından otomatik veri alınması, merkezi personel kayıtları, izin ve devamsızlık takibi, gelişmiş yetkilendirme ve raporlama özellikleri sayesinde PTS, kurumların personel yönetim süreçlerini dijital ortamda yürütmesini sağlar.

PTS ile Personel Yönetiminizi Dijitalleştirin

PTS Personel Takip Sistemi; personel kayıtlarından parmak izi cihazı entegrasyonuna, izin ve devamsızlık yönetiminden mesai takibine, organizasyon yapısından detaylı raporlamaya kadar farklı personel yönetimi ihtiyaçlarını tek sistem altında toplar.

Esnek parametrik yapısı ve detaylı yetkilendirme sistemi sayesinde kurumların kendi organizasyonlarına uygun bir personel takip altyapısı oluşturmasına imkan tanır.

Personel Takip Sistemi Hakkında Sık Sorulan Sorular

Personel Takip Sistemi ne işe yarar?

Personel Takip Sistemi; çalışan bilgilerinin, işe giriş-çıkış hareketlerinin, izin ve devamsızlıkların, mesailerin, organizasyon bilgilerinin ve personel raporlarının tek merkezden yönetilmesini sağlar.

PTS parmak izi okuyucularla çalışabilir mi?

Evet. PTS, parmak izi okuyucu cihazlarıyla entegre çalışabilir. Cihazlardan alınan personel geçiş hareketleri otomatik olarak PTS sistemine aktarılabilir ve giriş-çıkış takibinde kullanılabilir.

PTS bir PDKS sistemi olarak kullanılabilir mi?

PTS; personel giriş-çıkış hareketleri, devam durumu, geç kalma, izin, devamsızlık, mesai ve fazla mesai bilgilerinin takip edilmesine yönelik özellikleriyle personel devam kontrol süreçlerini destekler.

Personel giriş çıkışları manuel olarak girilebilir mi?

Evet. Parmak izi okuyucu entegrasyonunun yanında personel mesai giriş-çıkış kayıtları manuel olarak da sisteme eklenebilir.

PTS ile yıllık izin takibi yapılabilir mi?

Evet. Personeller için yıllık izin planlaması yapılabilir; yıllık izin, mazeret, rapor ve diğer devamsızlık türleri kayıt altına alınabilir ve raporlanabilir.

Birden fazla kurum veya lokasyon yönetilebilir mi?

Evet. Sisteme birden fazla kurum, müdürlük, bağlı müdürlük ve çalışma alanı tanımlanabilir. Personeller ilgili kurum ve lokasyonlarla ilişkilendirilerek merkezi olarak yönetilebilir.

Kullanıcı yetkileri sınırlandırılabilir mi?

Evet. PTS içerisinde farklı roller oluşturulabilir ve kullanıcı yetkileri ekran, işlem ve buton seviyesinde belirlenebilir. Ayrıca kullanıcıların sisteme erişebileceği günler ve saatler sınırlandırılabilir.

Personeller kendileri sisteme giriş yapabilir mi?

Evet. Yetkilendirme yapısına bağlı olarak personeller sisteme giriş yapabilir ve kendi iş bilgilerini sisteme ekleyebilir.

Geç gelen veya işe gelmeyen personeller görüntülenebilir mi?

Evet. Sistem üzerinden gelenler, gelmeyenler ve geç gelenler gibi personel listelerine hızlı şekilde ulaşılabilir. Ayrıca izni ilgili gün sona eren çalışanlar da görüntülenebilir.

PTS ile hangi raporlar alınabilir?

Personel izin, mesai, fazla mesai, giriş-çıkış, devamsızlık ve iş raporlarının yanı sıra geçmiş dönemlere ve personel lokasyonlarına yönelik farklı raporlar hazırlanabilir.

PTS bilgisayara kurulum gerektirir mi?

Hayır. PTS web tabanlı olarak kullanılabildiği için temel sistem kullanımında kullanıcı bilgisayarlarına ayrıca program kurulmasına ihtiyaç duyulmaz.